Verlauf¶
Den Verlauf eines Dokuments ansehen und Änderungen nachvollziehen.
Jedes Dokument hat einen Verlauf: eine zeitliche Aufstellung dessen, was mit ihm geschehen ist. Dort ist zu sehen, wie das Dokument eingegangen ist, wie es geprüft und entschieden wurde, was daran geändert wurde, welche Nachrichten dazu geschrieben wurden und wann es archiviert wurde. Den Verlauf gibt es in jeder App von PDFMAILER.FLOW, auch im Archiv, und jeder, der das Dokument sehen darf, kann ihn lesen.
Bei jeder Aktion ist zu sehen, wer sie ausgeführt hat. Schritte, die PDFMAILER.FLOW selbst ausgeführt hat, etwa das Einlesen einer E-Rechnung, erscheinen ohne Namen. Ein archiviertes Dokument zeigt denselben Verlauf wie vorher, einschließlich allem, was vor dem Archivieren geschehen ist.
Verlauf eines Dokuments ansehen¶
Sehen Sie im Verlauf nach, wenn Sie wissen möchten, was mit einem Dokument geschehen ist und wer daran beteiligt war, etwa wer eine Rechnung freigegeben hat.
- Öffnen Sie das Dokument.
- Klicken Sie auf den Reiter Verlauf.
Der Verlauf ist nach Tagen gegliedert und liest sich von oben nach unten, vom Eingang des Dokuments bis heute. Jede Zeile nennt die Aktion, die Uhrzeit und den Mitarbeiter, der sie ausgeführt hat. Schritte, die zusammengehören, etwa die Ergebnisse einer Prüfung, werden eingerückt unter der Zeile angezeigt, zu der sie gehören. Ältere Einträge zeigen Sie mit Früheres anzeigen am Anfang des Verlaufs an.
Solange ein Dokument noch bearbeitet wird, schreiben Sie unter dem Verlauf Nachrichten dazu; sie erscheinen ebenfalls im Verlauf und bleiben auch nach dem Archivieren lesbar.
Der Verlauf zeigt auch, woher ein Dokument stammt: Ist eine archivierte Rechnung aus einem Eingangsbeleg entstanden, sind die Prüfung und die Entscheidungen zu diesem Beleg ebenfalls zu sehen, und mit einem Klick auf „Übernommen aus …“ öffnen Sie ihn. Wurden Angaben geändert, nennt der Verlauf die geänderten Felder; unter Was wurde geändert sind die alten und neuen Werte zu sehen. Administratoren blenden mit Diagnose zusätzlich die technischen Schritte der Verarbeitung ein.