Dokumente archivieren

Dokumente mit oder ohne vorherige Prüfung archivieren.

Dokumente können auf zwei unterschiedliche Arten von Hand archiviert werden: über einen Archiv-Eingang, in dem sie vorher geprüft werden, oder direkt in einen Ordner des Archivs. Welche Art Sie wählen, hängt davon ab, ob jemand das Dokument vor dem Archivieren prüfen soll. Daneben archivieren die anderen Apps von PDFMAILER.FLOW ihre Dokumente auch selbst. In allen Fällen gilt: Ein archiviertes Dokument lässt sich nicht mehr ändern und nicht zurück in die Bearbeitung holen.

Über den Archiv-Eingang, mit Prüfung. Dokumente landen zuerst in einem Archiv-Eingang. Dorthin kommen sie auf zwei Wegen: Sie laden sie selbst hoch, oder sie werden per E-Mail an das Postfach des Eingangs geschickt. Im Eingang muss jedes Dokument geprüft und einem Ordner und Dokumenttyp zugeordnet werden, bevor es archiviert wird. Die Prüfung kann auch später geschehen; ein Dokument wartet im Eingang, bis sich jemand darum kümmert. Diesen Weg nehmen Sie für alles, was laufend eingeht, und für Dokumente, die ein Kollege prüfen soll. Wie das geht, lesen Sie unter Über den Archiv-Eingang.

Direkt in einen Ordner, ohne Prüfung. In jedem Ordner des Archivs gibt es die Schaltfläche Hier archivieren. Damit legen Sie ein Dokument sofort in diesem Ordner ab, ohne Umweg über einen Eingang. Diesen Weg nehmen Sie, wenn Sie das Dokument selbst kennen und schon wissen, in welchen Ordner Sie es archivieren möchten, etwa einen unterschriebenen Vertrag. Wie das geht, lesen Sie unter Direkt in einen Ordner.

Automatisch aus anderen Apps. Die anderen Apps von PDFMAILER.FLOW können Dokumente nach einem festgelegten Workflow oder einer Regel automatisch ins Archiv verschieben. Ein Workflow in PDFMAILER.FLOW Belegeingang kann zum Beispiel einen Beleg archivieren, sobald er geprüft und freigegeben ist. Das Dokument kommt dabei in den Archiv-Ordner, den der Workflow oder die Regel vorsieht, und erhält die Aufbewahrungsfrist seines Dokumenttyps. Wie ein Workflow das Archivieren festlegt, ist bei der jeweiligen App beschrieben.