Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ansehen und ändern.

Jedes archivierte Dokument hat eine Löschsperre: einen Zeitraum, in dem es niemand löschen kann. Die Sperre ergibt sich aus dem Dokumenttyp, als den das Dokument abgelegt wurde. Ein Rechnungsbeleg ist zum Beispiel zehn Jahre ab Ende des Jahres gesperrt, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. So erfüllen Sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten, und PDFMAILER.FLOW Archiv behält die Fristen für Sie im Blick.

Die Frist wird beim Archivieren am Dokument festgehalten. Ändert ein Administrator später die Frist eines Dokumenttyps, gilt das nur für Dokumente, die danach abgelegt werden. Ein bereits archiviertes Dokument behält seine Frist.

Aufbewahrungsfrist eines Dokuments ansehen

Sehen Sie nach, wie lange ein Dokument aufbewahrt wird, etwa wenn Sie es löschen möchten oder bei einer Prüfung danach gefragt werden.

1. Öffnen Sie das Dokument.
2. Sehen Sie oben neben dem Namen nach: Das Schloss zeigt das Datum, bis zu dem das Dokument gesperrt ist.
3. Für die Einzelheiten öffnen Sie den Reiter Daten, bei Rechnungen den Reiter Info, und sehen im Bereich Aufbewahrung nach.

Im Bereich Aufbewahrung sehen Sie, als welcher Dokumenttyp das Dokument archiviert ist, wie lange die Sperre gilt, ab wann sie gerechnet wird und ob das Dokument nach Ablauf automatisch gelöscht wird.

Dokumenttyp eines Dokuments ändern

Wurde ein Dokument als falscher Typ archiviert, etwa ein Vertrag als „Sonstige“, korrigieren Sie den Typ. Damit ändert sich auch seine Aufbewahrungsfrist. Dafür benötigen Sie Administratorrechte.

1. Öffnen Sie das Dokument.
2. Klicken Sie im Bereich Aufbewahrung auf den Namen des Dokumenttyps.
3. Wählen Sie unter Ändern auf den richtigen Typ.
4. Geben Sie eine Begründung ein, zum Beispiel „Beim Archivieren falsch zugeordnet“.
5. Klicken Sie auf Typ ändern.

Das Dokument gilt danach als der neue Typ und wird so lange aufbewahrt, wie dieser es vorsieht. Die Begründung wird im Verlauf des Dokuments festgehalten, damit später nachvollziehbar ist, warum sich die Frist geändert hat.

Aufbewahrungsfrist verkürzen

Würde das Dokument mit dem neuen Typ kürzer aufbewahrt als bisher, lässt PDFMAILER.FLOW Archiv die Änderung standardmäßig nicht zu. So bleibt jedes Dokument bis zum Ablauf seiner gesetzlichen Frist geschützt. Muss eine Frist trotzdem verkürzt werden, etwa weil ein Dokument fälschlich als Rechnung archiviert wurde, gehen Sie so vor:

1. Lassen Sie einen Administrator in den Einstellungen der Organisation unter Aufbewahrungsfristen verkürzen das Verkürzen erlauben.
2. Ändern Sie den Dokumenttyp wie oben beschrieben.

Die übrigen Administratoren werden über die Änderung benachrichtigt. Ist das Dokument mit der kürzeren Frist nicht mehr gesperrt, kann es sofort gelöscht werden.