Aus dem Archiv löschen¶

Dokumente nach Ablauf ihrer Frist löschen, wiederherstellen und endgültig vernichten.

Ein archiviertes Dokument können Sie erst löschen, wenn seine Löschsperre abgelaufen ist, siehe Aufbewahrungsfristen. Gelöschte Dokumente kommen zunächst in den Papierkorb des Ordners. Von dort können Sie sie wiederherstellen, bis sie endgültig vernichtet werden. Zum Löschen benötigen Sie das Recht, in diesem Archiv Dokumente zu löschen.

Dokument löschen¶

Löschen Sie ein Dokument, das Sie nicht länger aufbewahren müssen und auch nicht mehr brauchen.

Öffnen Sie das Dokument.
Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wählen Sie Löschen und bestätigen Sie.

Das Dokument wird in den Papierkorb seines Ordners verschoben und erscheint im Archiv und in der Suche nicht mehr.

Solange die Löschsperre läuft, ist Löschen ausgegraut. Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen, sehen Sie, ab wann das Dokument gelöscht werden kann.

Gelöschtes Dokument wiederherstellen¶

Haben Sie ein Dokument versehentlich gelöscht, holen Sie es aus dem Papierkorb zurück, solange es dort noch liegt.

Öffnen Sie den Ordner, aus dem das Dokument gelöscht wurde.
Klicken Sie auf … und wählen Sie Papierkorb.
Wählen Sie beim Dokument Wiederherstellen.

Das Dokument wird wieder in seinem Ordner angezeigt, mit allen Dateien und derselben Aufbewahrungsfrist wie vorher.

Dokument endgültig vernichten¶

Dokumente im Papierkorb werden automatisch vernichtet, standardmäßig 30 Tage nach dem Löschen; wann, sehen Sie im Papierkorb in der Spalte Vernichtung am. Soll ein Dokument früher vernichtet werden, etwa weil es personenbezogene Daten enthält, die nicht länger gespeichert sein dürfen, tun Sie das von Hand.

Öffnen Sie den Ordner, aus dem das Dokument gelöscht wurde.
Klicken Sie auf … und wählen Sie Papierkorb.
Wählen Sie beim Dokument Endgültig löschen und bestätigen Sie.

Das Dokument und seine Dateien werden sofort vernichtet. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Dokumente automatisch löschen lassen¶

Ob, wann und wie ein Dokument automatisch gelöscht wird, legt sein Dokumenttyp fest. Ein Administrator wählt dort unter Wenn sie endet, was nach Ablauf der Löschsperre geschieht: Das Dokument bleibt im Archiv (Nichts), es wird gelöscht (Löschen), oder es wird nach einer zusätzlichen Wartezeit gelöscht (Nach Wartezeit löschen). So werden Unterlagen nach Ablauf ihrer Frist von selbst entfernt.

Ein Dokument, das automatisch gelöscht wird, wird ohne Umweg über den Papierkorb vernichtet, und zwar nie vor dem Ende seiner Löschsperre. Den Tag sehen Sie am Dokument im Bereich Aufbewahrung.