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Archiv

Dokumente revisionssicher archivieren und jederzeit wiederfinden.

PDFMAILER.FLOW Archiv ist ein revisionssicheres Dokumentenarchiv. Ein archiviertes Dokument wird nicht mehr verändert und kann erst gelöscht werden, wenn seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Im Archiv arbeiten Sie nicht mit einzelnen Dateien, sondern mit Dokumenten. Ein Dokument wird als Ganzes archiviert, gefunden und aufbewahrt und kann nach Ablauf seiner Löschsperre als Ganzes gelöscht werden. Es besteht aus einer oder mehreren Dateien und den Angaben dazu: einem Namen, dem Ordner, in dem es liegt, seinem Dokumenttyp und bei Bedarf Labels und einem Geschäftspartner. Eine Rechnung mit zwei Anlagen kann so ein einziges Dokument mit drei Dateien sein. Beim Archivieren legen Sie fest, ob mehrere Dateien zusammen in einem Dokument archiviert werden oder jede Datei als eigenes Dokument.

Grundsätzlich archivieren Sie hier die Dokumente aus den anderen Apps von PDFMAILER.FLOW, zum Beispiel Belege aus PDFMAILER.FLOW Belegeingang, nachdem sie dort geprüft und freigegeben wurden. Daneben können Sie beliebige Dokumente aus anderen Quellen archivieren: Dateien, die Sie von Hand hochladen, oder Dokumente, die per E-Mail an einen Archiv-Eingang geschickt werden. Wie das geht, lesen Sie unter Dokumente archivieren.

Je nach Dateiart wird der Text eines Dokuments beim Archivieren in die Volltextsuche aufgenommen, bei einer PDF-Rechnung zum Beispiel jedes Wort auf der Rechnung. So finden Sie ein Dokument auch dann, wenn Sie nur die Rechnungsnummer oder einen Begriff daraus kennen. Zusätzlich ordnen Sie die Dokumente innerhalb eines Archivs in einer beliebigen Ordnerstruktur und markieren sie mit Labels.

Jedes Dokument wird als ein Dokumenttyp archiviert, etwa als Rechnungsbeleg oder Vertrag. Der Dokumenttyp bestimmt die Löschsperre: wie lange das Dokument unverändert und unlöschbar im Archiv bleibt. Ein Rechnungsbeleg ist zum Beispiel zehn Jahre gesperrt.

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