Archive und Ordner¶
Das Archiv übersichtlich gliedern.
Das Archiv ist wie ein Aktenschrank aufgebaut: Auf der obersten Ebene liegen Archive, zum Beispiel „Rechnungen“, „Verträge“ und „Personal“, und darin Ordner, etwa einer je Jahr oder je Lieferant. Die Archive sehen Sie in der Seitenleiste unter Archive. Welche Archive Sie sehen und ob Sie Archive und Ordner anlegen dürfen, hängt von Ihren Rechten ab.
Archiv anlegen¶
Legen Sie ein eigenes Archiv an, wenn ein Bereich Ihrer Unterlagen nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich sein soll. Für jedes Archiv lässt sich getrennt festlegen, wer es sehen darf, so dass zum Beispiel nur die Personalabteilung das Archiv „Personal“ sieht. Ein Archiv lässt sich später umbenennen; verschieben und löschen lässt es sich nicht.
- Klicken Sie in der Seitenleiste neben Archive auf +.
- Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Verträge“.
- Klicken Sie auf Archiv erstellen.
Das neue Archiv erscheint in der Seitenleiste. Wer es sehen darf, legt ein Administrator unter Gruppen und Rollen fest.
Ordner anlegen¶
Gliedern Sie ein Archiv mit Ordnern so, wie Sie Dokumente später suchen werden, etwa nach Jahr oder nach Lieferant. Auch ein Ordner lässt sich später umbenennen, aber nicht verschieben oder löschen.
- Öffnen Sie das Archiv oder den Ordner, in dem der neue Ordner liegen soll.
- Klicken Sie auf … und wählen Sie Neuer Ordner.
- Geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf Ordner erstellen.
Der neue Ordner ist damit angelegt. Dokumente darin werden dauerhaft aufbewahrt; ein Administrator kann für einen Ordner festlegen, dass Dokumente nach einer bestimmten Zeit gelöscht werden.
Archiv oder Ordner umbenennen¶
Benennen Sie ein Archiv oder einen Ordner um, wenn der Name nicht mehr zum Inhalt passt.
- Fahren Sie mit der Maus über das Archiv oder den Ordner, klicken Sie auf … und wählen Sie Umbenennen….
- Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf Umbenennen.
Es ändert sich nur der angezeigte Name. Links, die Sie auf den Ordner gespeichert oder weitergegeben haben, funktionieren weiter.
Dokumente in einen anderen Ordner verschieben¶
Liegt ein archiviertes Dokument im falschen Ordner, verschieben Sie es. Dafür benötigen Sie Administratorrechte.
- Wählen Sie im Ordner die Dokumente aus.
- Klicken Sie auf Verschieben.
- Wählen Sie den Zielordner und klicken Sie auf Hierhin verschieben.
Die Dokumente werden in den neuen Ordner verschoben. Ihr Inhalt und ihre Aufbewahrungsfrist bleiben dabei gleich.