Direkt in einen Ordner

Ein Dokument ohne Umweg über den Archiv-Eingang archivieren.

In jedem Archiv und jedem Ordner können Sie Dokumente direkt ablegen. Das bietet sich an, wenn Sie das Dokument selbst kennen und schon wissen, in welchen Ordner Sie es archivieren möchten, etwa einen unterschriebenen Vertrag. Für Dokumente, die vor dem Archivieren geprüft werden sollen, gibt es den Archiv-Eingang. Die Schaltfläche Hier archivieren sehen Sie in jedem Ordner, in dem Sie archivieren dürfen.

Dokument direkt archivieren

Archivieren Sie ein einzelnes Dokument direkt, wenn Sie Ordner und Dokumenttyp schon kennen.

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Archive das Archiv und dann den Ordner, in den Sie das Dokument archivieren möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf Hier archivieren und wählen Sie die Dateien aus.
3. Es öffnet sich die Seite Direkt ins Archiv. Der Ordner ist bereits ausgefüllt. Prüfen Sie den Anzeigenamen und wählen Sie den Dokumenttyp; er bestimmt, wie lange das Dokument aufbewahrt wird, siehe Aufbewahrungsfristen.
4. Vergeben Sie bei Bedarf Labels oder wählen Sie unter Partner den Geschäftspartner.
5. Klicken Sie auf Dokument archivieren.

Das Dokument ist damit in diesem Ordner archiviert und lässt sich nicht mehr ändern.

Mehrere Dateien direkt archivieren

Wählen Sie bei Hier archivieren mehrere Dateien aus, legen Sie wie im Archiv-Eingang fest, ob sie zusammen in einem Dokument archiviert werden oder jede Datei als eigenes Dokument.

1. Öffnen Sie den Ordner und klicken Sie auf Hier archivieren.
2. Wählen Sie alle Dateien aus.
3. Gehören die Dateien zusammen, etwa ein Vertrag mit seinen Anlagen, schalten Sie Alle Dateien zusammen als ein Dokument archivieren ein. Sonst klicken Sie links nacheinander auf jede Datei und prüfen rechts ihren Namen und Dokumenttyp.
4. Klicken Sie auf Dokument archivieren bzw. Dokumente archivieren.

Die Dateien sind damit in diesem Ordner archiviert, je nach Ihrer Wahl zusammen in einem Dokument oder jede Datei als eigenes Dokument.